Privatlivspolitik_

Privatlivspolitik på Varde Gymnasium

Sådan behandler vi persondata om dig.

Nu, hvor du er ansat hos Varde Gymnasium, vil vi løbende behandle forskellige persondata om dig.

Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig. Og loven pålægger os visse pligter – som f.eks. at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

Vi behandler og indsamler kun data om dig, der er relevante, nødvendige og tilstrækkelige i forhold til din ansættelse ved Varde Gymnasium.

Når du er ansat.

Når du er ansat, opretter vi en personalesag om dig. Her registrerer vi bl.a. dit navn og din stillingsbetegnelse, cpr-nummer, privatadresse, telefonnumre og e-mailadresse. Vi registrerer også oplysninger om din lønindplacering og din eventuelle pensionskasse.

De fleste af oplysningerne i din personalesag indarbejder vi i dit ansættelsesbrev. Ansættelsesbrevet opbevares på din personalesag, og du får udleveret en underskrevet original. Vi gemmer også oplysningerne elektronisk i vores personaleadministrative system.

Du skal også vide, at vi videregiver persondata til Silkeborg Data, som udbetaler din løn mv. på vores vegne.

Hvis oplysningerne ændrer sig, registrerer vi også ændringerne.

Det er kun personale med særlige rettigheder, som har adgang til og mulighed for at benytte lønsystemet Silkeborg Data.

Ud over de lønmæssige personaleoplysninger vil vi også oprette oplysninger om dig i form af sygefravær, ferie/feriefridage, omsorgsdage og anden tjenestefrihed.

Dine løndata er registreret på et lønnummer og ved hver lønudbetaling overføres beløbet til din nem-konto i banken og den elektroniske lønseddel overføres til din e-boks. Dit lønnummer henter oplysningerne fra personalesagen, som er oprettet i lønsystemet Silkeborg Data. Silkeborg Data sender dine oplysninger videre til SKAT, Pensionsselskabet, AT og andre lønafhængige.

Har du haft udlæg, som skal refunderes, bliver du oprettet i Økonomisystemet, Navision Stat, med dine personlige oplysninger, som navn, cpr.nr., adresse og kontonummer.

På hjemmesiden.
På www.vardegymnasium.dk registrerer vi oplysninger om dit navn, stillingsbetegnelse, mailadresse og et billede af dig, for at give elever og deres forældre mulighed for at kontakte dig.

Profilering.
Det er vigtigt, at flest mulige får kendskab til Varde Gymnasium. Du vil i forbindelse med arrangementer på skolen blive en del af markedsføringen, idet vi offentliggør billeder og tekst på hjemmesiden, instagram, nyhedspressen og facebook.

Adgange/Nøglekort.
Du har fået udleveret et nøglekort, så du kan tilslutte eller åbne alarmsystemet uden for skolens åbningstid. Vi registrerer login og logout, så vi kan se, hvornår nøglekortet er blevet brugt.

Når du ikke mere er ansat.
Når du ikke mere er ansat ved Varde Gymnasium, vil dine personlige oplysninger på hjemmesiden, alarmsystemet og i lectio blive slettet umiddelbart efter fratrædelsen og senest 1 år efter. I lønsystemet gemmer vi din personalesag i 5 år.

Ansvarsfordeling
Ledelse og medarbejdere på Varde Gymnasium er forpligtede til at overholde forordningens krav og regler.

Øverste ledelse.
Det er bestyrelsen, der har det endelige ansvar for, at Varde Gymnasium behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsens rolle er at foretage dokumenterede ledelsesmæssige beslutninger i relation til beskyttelsen af personoplysninger på Varde Gymnasium.

Den ledelsesmæssige forankring er reguleret i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2.

Daglig ledelse.
Rektor er ansvarlig for, at formålene med behandling af personoplysninger er i overensstemmelse med gældende lovgivning, samt at retningslinjerne til understøttelse af politikken er kommunikeret klart og tydeligt til medarbejderne.

Medarbejdere
Medarbejdere, der behandler personoplysninger, er ansvarlige for at gøre sig bekendt med formålene med behandlingen og de retningslinjer, der er relevante for udførelsen af deres arbejde.

Ansvarlighed
Når Varde Gymnasium behandler personoplysninger, udviser vi altid ansvarlighed. Det gøres bl.a. ved at dokumentere de beslutninger, vi træffer, de organisatoriske og tekniske foranstaltninger vi udfører, samt de retningslinjer og kontroller, vi implementerer i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

Medarbejdere og ledelse er ansvarlige for at gøre sig bekendte med Varde Gymnasiums retningslinjer om behandling af personoplysninger, der er relevante for udførslen af arbejdet.

Privatlivspolitikken er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016.